২২ ডিজিটের ডিজিটাল নথির নিয়ম ২০২৬

২২ ডিজিটের ডিজিটাল নথির নিয়ম কী? বাংলাদেশ সচিবালয় নির্দেশমালা ২০২৪ অনুযায়ী, সরকারি দাপ্তরিক কার্যাবলি সুশৃঙ্খল ও ডিজিটাল পদ্ধতিতে পরিচালনার জন্য মোট ২২টি ডিজিটের (Digit) সমন্বয়ে গঠিত একটি অনন্য কোড বা নম্বর ব্যবহার করা হয়, যা ২২ ডিজিটের ডিজিটাল নথির নিয়ম নামে পরিচিত । এই নিয়মে মোট ৮টি কোড অংশ এবং ৮টি ফুলস্টপ (.) থাকে । নথির গোপনীয়তা রক্ষা এবং তথ্য সহজে সংরক্ষণ ও ট্র্যাক করার জন্য আধুনিক কম্পিউটার প্রযুক্তির মাধ্যমে এই নম্বর পদ্ধতিটি প্রবর্তন করা হয়েছে ।

আধুনিক স্মার্ট অফিস এবং পেপারলেস সিস্টেম বাস্তবায়নে সরকারের এই ডিজিটাল নথি ব্যবস্থাপনা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করছে । কীভাবে এই ২২টি ডিজিট কাজ করে এবং এর গঠনকাঠামো কেমন, তা নিচে বিস্তারিত আলোচনা করা হলো।

২২ ডিজিটের ডিজিটাল নথির গঠন ও কোড বিশ্লেষণ

একটি ডিজিটাল নথি নম্বরকে কখনোই ২২ (বাইশ) ডিজিটের বেশি বা কম করা যাবে না । এর সুনির্দিষ্ট ৮টি অংশ নিচে ক্রমান্বয়ে দেওয়া হলো:

• ১. মন্ত্রণালয়/বিভাগ কোড (২ ডিজিট): ডিজিটাল নথি নম্বরের একেবারে প্রথম অবস্থানে দুই অঙ্কবিশিষ্ট মন্ত্রণালয় বা বিভাগের কোড সন্নিবেশিত করা হয় ।
• ২. সংযুক্ত দপ্তর বা অধিক্ষেত্র কোড (২ ডিজিট): মন্ত্রণালয় বা বিভাগের আওতাধীন সংস্থা বা দপ্তরের জন্য ০১ থেকে ৯৯ পর্যন্ত দুই ডিজিটের কোড বরাদ্দ করা হয়, যা দ্বিতীয় অবস্থানে বসে ।
• ৩. জিওগ্রাফিক (জিও) কোড (৪ ডিজিট): তৃতীয় অবস্থানে চার অঙ্কবিশিষ্ট জিও কোড বসাতে হয় । জেলা ও উপজেলা পর্যায়ের অফিসের অবস্থান বোঝাতে বাংলাদেশ পরিসংখ্যান ব্যুরো কর্তৃক নির্ধারিত এই কোড ব্যবহার করা হয় ।
• ৪. অধস্তন প্রতিষ্ঠান কোড (৩ ডিজিট): একই জিও কোডের আওতায় একাধিক প্রতিষ্ঠান থাকলে তাদের সহজে চিহ্নিত করার জন্য তিন অঙ্কবিশিষ্ট এই কোডটি চতুর্থ অবস্থানে ব্যবহার করা হয় ।
• ৫. শাখা কোড (৩ ডিজিট): নথি সৃষ্টিকারী দপ্তরের অভ্যন্তরীণ শাখা, অধিশাখা বা অনুবিভাগকে (যেমন- প্রশাসন, হিসাব) বোঝাতে তিন ডিজিটের শাখা কোড পঞ্চম অবস্থানে বসে ।
• ৬. বিষয়ভিত্তিক শ্রেণিবিন্যাস কোড (২ ডিজিট): প্রতিটি সরকারি দপ্তরে কাজের ধরন ভিন্ন হয়, তাই স্ব স্ব বিষয়ের ওপর ভিত্তি করে দুই অঙ্কের বিষয়ভিত্তিক কোড ষষ্ঠ অবস্থানে নির্ধারণ করা হয় ।
• ৭. নথির ক্রমিক সংখ্যা কোড (৪ ডিজিট): প্রতি বছরের শুরুতে বিষয়ভিত্তিক নথির ক্রমিক সংখ্যা ০০০১ থেকে শুরু করতে হয় এবং এটি সপ্তম অবস্থানে বসে ।
• ৮. নথি খোলার সন কোড (২ ডিজিট): অষ্টম বা সর্বশেষ অবস্থানে নথি খোলার সনের শেষ দুই ডিজিট বসাতে হয় ।

শূন্য (0) ও ফুলস্টপ (.) ব্যবহারের বিশেষ সতর্কতা

• নথি নম্বরের প্রতিটি কোডের অবস্থানকে অবশ্যই একটি ডট বা ফুলস্টপ (.) চিহ্ন দ্বারা বিভাজন করে লিখতে হবে ।
• ডিজিটাল নথি নম্বরের কোনো ঘর বা অবস্থান কোনো নির্দিষ্ট দপ্তরের জন্য প্রযোজ্য না হলে, প্রয়োজনীয় সংখ্যক শূন্য (০) দিয়ে সেই ঘর পূরণ করতে হবে ।
• অর্থাৎ, কোনো অবস্থানকেই বাদ দেওয়া বা ফাঁকা রাখা যাবে না ।
• নথি খোলার সনের পর ডট দিয়ে চিঠির জারি নম্বর ব্যবহার করা হয় । তবে মনে রাখতে হবে, এই জারি নম্বরটি ডিজিটাল নথি নম্বরের মূল ২২ ডিজিটের অংশ নয় ।

ডিজিটাল নথি ব্যবস্থার প্রয়োজনীয়তা ও সুবিধা

সরকারি কার্যাবলিতে ই-নথি বা ডিজিটাল পদ্ধতির ব্যবহার স্বচ্ছতা ও গতিশীলতা বৃদ্ধি করেছে।

• নির্ভুল ট্র্যাকিং: ডিজিটাল ফাইল রেজিস্ট্রেশন সিস্টেমের মাধ্যমে নথির গতিবিধি সহজেই নিরূপণ করা যায় ।
• স্বয়ংক্রিয় সংরক্ষণ: সিস্টেমের মাধ্যমে চিঠিপত্রের অফিস কপি মাস্টারফাইল এবং সংশ্লিষ্ট নথিতে স্বয়ংক্রিয়ভাবে সংরক্ষিত থাকে ।
• নিরাপত্তা ও গোপনীয়তা: দাপ্তরিক নথিপত্রের নিরাপত্তা নিশ্চিত করতে অনুমোদিত ডিজিটাল প্রযুক্তির মাধ্যমে ইলেক্ট্রনিক স্বাক্ষর ব্যবহার করা যায় ।

সাধারন জিজ্ঞাসা

প্রশ্ন: ডিজিটাল নথি নম্বর কত ডিজিটের হয়ে থাকে?

উত্তর: বাংলাদেশ সরকারের নিয়ম অনুযায়ী ডিজিটাল নথি নম্বর ঠিক ২২ (বাইশ) ডিজিটের মধ্যে সীমাবদ্ধ রাখতে হয় ।

প্রশ্ন: ডিজিটাল নথি কোডে কয়টি ফুলস্টপ ব্যবহার করা হয়?

উত্তর: ডিজিটাল নথি নম্বরকে ৮টি অংশে বিভাজন করার জন্য মোট ৮টি ফুলস্টপ (.) ব্যবহার করা হয় ।

প্রশ্ন: ডিজিটাল নথির ক্ষেত্রে যদি কোনো নির্দিষ্ট কোড না থাকে তখন কী করতে হবে? উত্তর: নথির নিয়মে কোনো অবস্থান বাদ দেওয়া যায় না; কোনো দপ্তরের জন্য নির্দিষ্ট কোড প্রযোজ্য না হলে, সেই স্থানটি শূন্য (0) দ্বারা পূরণ করতে হবে ।

প্রশ্ন: পুরনো বা বিনষ্টযোগ্য নথির নম্বর কি পুনরায় ব্যবহার করা যায়?

উত্তর: না, প্রতি বছরের শুরুতে নথির ক্রমিক সংখ্যা নূতনভাবে ০০০১ থেকে শুরু করতে হবে এবং পুরাতন বা বিনষ্টযোগ্য কোনো নথি নম্বর পুনরায় ব্যবহার করা যাবে না ।

সর্বশেষ আপডেট তারিখ: ২৫ এপ্রিল, ২০২৬

বিশ্বাসযোগ্য সোর্স (Credible Source):

• গণপ্রজাতন্ত্রী বাংলাদেশ সরকার, জনপ্রশাসন মন্ত্রণালয় কর্তৃক প্রকাশিত “সচিবালয় নির্দেশমালা ২০২৪” (ISBN: 978-984-35-6793-2) ।